Uraian Tugas Panitia Pemekaran

Pelindung:

  1. Memberikan arahan dan masukan kepada panitia demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  2. Dapat mewakili panitia dalam berkoordinasi dengan Klasis dan Sinode demi kelancaran proses persiapan pemekaran.
  3. Bertanggungjawab penuh atas penyelenggaraan tugas panitia pemekaran.

Penasihat:

Memberikan petunjuk, masukan dan arahan terhadap proses kegiatan yang akan dilakukan oleh panitia pemekaran jemaat.

Ketua Umum

  1. Bertanggungjawab terhadap segala kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pemekaran jemaat.
  2. Memimpin rapat dan mengambil keputusan dalam rapat.
  3. Mengkoordinir semua seksi dalam kepanitiaan.
  4. Membuat laporan pertanggungjawaban pada akhir kegiatan/kepanitiaan melalui sekretaris panitia.

Wakil Ketua 1

  1. Membantu Ketua Panitia dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
  2. Mewakili Ketua Panitia pada saat tidak berada di tempat, dalam segala kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pemekaran jemaat.
  3. Mengkoordinir pelaksanaan tugas Seksi Konsumsi, Seksi Perlengkapan, Seksi Kerohanian, Seksi Dekorasi dan Dokumentasi.
  4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia.

Wakil Ketua 2

  1. Membantu Ketua Panitia dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
  2. Mewakili Ketua Panitia pada saat tidak berada di tempat, dalam segala kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pemekaran jemaat.
  3. Mengkoordinir pelaksanaan tugas Seksi Dana, Seksi Humas, Seksi Acara, dan Seksi Keamanan. 
  4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia.

Sekretaris

  1. Menyiapkan agenda rapat, membuat undangan, daftar hadir, dan notulen rapat.
  2. Menyiapkan surat-surat untuk lingkup internal maupun eksternal.
  3. Membantu Ketua Panitia dalam membuat laporan pertanggungjawaban.
  4. Memfasilitasi pelaksanaan tugas seksi berkaitan dengan surat menyurat.
  5. Mengarsipkan setiap proses surat menyurat sebagai suatu dokumen yang dipertanggungjawabkan.
  6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Bendahara

  1. Mencatat semua transaksi keuangan.
  2. Menyimpan dan mengarsipkan semua bukti transaksi.
  3. Berkoordinasi dengan seksi dana dalam penggalangan dana.
  4. Melayani permintaan uang dari Panitia sesuai dengan proposal yang diajukan.
  5. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan.
  6. Memfasilitasi pembuatan proposal guna penggalangan dana. 
  7. Melaporkan kekuatan dana secara rutin kepada ketua seksi dana. 
  8. Menyusun daftar kebutuhan pendanaan secara menyeluruh yang wajib diupayakan oleh seksi dana.
  9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Humas

  1. Mempublikasikan semua kegiatan yang terkait dengan pemekaran melalui media publikasi berupa spanduk, poster, brosur, baliho, baner, dan lain-lain.
  2. Melakukan siaran keliling untuk mengerahkan massa.
  3. Bertanggungjawab dalam melakukan pendekatan terhadap vicaris bakal calon pendeta bersama-sama dengan Majelis Jemaat.
  4. Menyusun rencana kerja kehumasan sebagai panduan dalam pelaksanaan tugas.
  5. Bertindak mewakili panitia melakukan hubungan dan komunikasi dengan pihak lain.
  6. Membangun hubungan yang harmonis antara semua seksi dan melakukan mediasi pada semua seksi yang terbentuk.
  7. Mengkoordinir dan Menyusun rencana kerja kehumasan dalam setiap proses kegiatan yang terkait dengan pemekaran jemaat.
  8. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaraan kegiatan pemekaran jemaat.
  9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Acara 

  1. Menyiapkan dan berkoordinasi untuk penyiapan pemandu acara, penerima tamu, dan pengisi acara.
  2. Merancang dan membuat konsep acara/kegiatan secara rutin dari persiapan hingga pelaksanaan.
  3. Membuat rundown/ susunan acara yang terhimpun dalam Buku Panduan.
  4. Mendesain sedemikian rupa pelaksanaan tahapan kegiatan.
  5. Mengiventarisir jumlah peserta kegiatan.
  6. Mengkoordinir dan Menyusun rencana kerja kegiatan seksi acara dalam setiap proses kegiatan persiapan dan pelaksanaan kegiatan pemekaran jemaat.
  7. Berkoordinasi dengan seksi humas untuk mengatur acara penjemputan.
  8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Kerohanian

  1. Memimpin ibadah/doa setiap rapat Panitia.
  2. Menyusun liturgi ibadah.
  3. Menghubungi pelayan ibadah.
  4. Membuat jadwal tugas khotbah perkenalan untuk setiap calon pendeta.
  5. Bersama-sama dengan seksi humas dan seksi acara dalam melakukan pendekatan dan penjemputan calon pendeta.
  6. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Perlengkapan

  1. Mempersiapkan Pastori, Gedung Gereja dan penataan halaman gereja sebagai syarat visitasi.
  2. Mempersiapkan kendaraan untuk angkutan panitia dan tamu.
  3. Menyediakan P3K dan Ambulance saat kegiatan.
  4. Mendata dan menyiapkan penginapan bagi tamu.
  5. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran tugas.
  6. Mempersiapkan Toga, Alkitab, dan Stola dan kebutuhan lainnya bagi pendeta yang akan ditahbis.
  7. Menyiapkan cinderamata sesuai kebutuhan 
  8. Menginventarisasi dan mempersiapkan kelengkapan yang dibutuhkan demi kelancaran proses pemekaran (diantaranya BBM untuk panitia, kebutuhan ATK dan lain-lain). 
  9. Mengkoordinir dan Menyusun rencana kerja kegiatan perlengkapan dalam semua proses kegiatan pemekaran jemaat.
  10. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  11. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Konsumsi

  1. Menyiapkan dan mengatur konsumsi selama kegiatan (termasuk rapat panitia).
  2. Membuat daftar kebutuhan konsumsi disertai dengan anggaran pada setiap tahapan kegiatan proses pemekaran.
  3. Menyiapkan peralatan konsumsi.
  4. Mengkoordinir dan menyusun rencana kerja kegiatan konsumsi pada semua kegiatan terkait pemekaran jemaat.
  5. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Dana

  1. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pencarian dana yang besarannya ditentukan dari jumlah rincian anggaran belanja dari setiap seksi.
  2. Mencari sumber-sumber dana melalui :
  • Sumbangan Jemaat.
  • Donatur-donatur baik di dalam dan di luar Jemaat. 
  • Usaha-usaha lain yang diperkenankan.
  1. Menyusun proposal rencana kebutuhan pendanaan yang diakomodir dari masing-masing seksi.
  2. Mengajukan proposal kegiatan pemekaran jemaat pada lembaga-lembaga resmi yang dipertanggungjawabkan.
  3. Mengkoordinir dan menyusun rencana kerja kegiatan seksi dana pada semua kegiatan terkait pemekaran jemaat.
  4. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  5. Secara rutin menyampaikan laporan kekuatan dana kepada ketua umum dan memberikan informasi kepada semua seksi.
  6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Dekorasi dan Dokumentasi

  1. Bertanggung jawab untuk dekorasi Gedung Gereja dan Pastori serta tempat lain sesuai kebutuhan.
  2. Mendokumentasikan setiap proses kegiatan yang dilakukan oleh panitia sebagai dokumen sejarah perjalanan pemekaran jemaat.
  3. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  4. Mengkoordinir dan Menyusun rencana kerja kegiatan seksi dekorasi dan dokumentasi pada semua kegiatan terkait pemekaran jemaat.
  5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Seksi Keamanan

  1. Mengurus ijin keramaian untuk kegiatan pemekaran jemaat.
  2. Bertanggungjawab terhadap keamanan selama kegiatan berlangsung.
  3. Mengatur penempatan petugas keamanan sesuai kebutuhan.
  4. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain dalam pelaksanaan tugas demi kelancaran pelaksanaan tugas.
  5. Mengatur penempatan Kendaraan.
  6. Mempersiapkan parkir VIP.
  7. Menjaga keamanan di sekitar tempat parker.
  8. Mengkoordinir dan Menyusun rencana kerja kegiatan seksi keamanan pada semua kegiatan terkait pemekaran jemaat.
  9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Pelindung, Penasihat, Ketua Panitia, Wakil Ketua 1 dan Wakil Ketua 2.

Bagikan ke: